LEISTUNGSBESCHREIBUNG

SOPHIA Cloud-Anwendung

1. Bereitstellung der Standardleistungen

SOPHIA GmbH & Co.KG stellt dem Kunden mit der SOPHIA Cloud-Anwendung (Im Folgenden „SOPHIA“ genannt) Standardleistungen, deren Inhalt und Umfang sich aus der folgenden Leistungsbeschreibung ergeben, mit der in Ziffer 6 bezeichneten Verfügbarkeit betriebsfähig bereit. SOPHIA ist betriebsfähig bereitgestellt, wenn die SOPHIA GmbH & Co.KG dem Kunden die Freischaltung (Zugang zu funktionsfähiger SOPHIA Plattform) mitgeteilt hat.

2. Leistungsübergabe­punkt und Funktionalitäten von SOPHIA

2.1 Leistungsübergabepunkt

Übergabepunkt für die Software-Nutzung ist der Router-Ausgang des von der SOPHIA GmbH & Co.KG genutzten Rechenzentrums zum Internet. Für die Anbindung des Kunden an das Internet, das Bereitstellen oder das Aufrechterhalten der Netzverbindung zum Rechenzentrum sowie das Beschaffen und Bereitstellen von Netzzugangskomponenten für das Internet auf Seiten des Kunden muss der Kunde selber Sorge tragen. Dies ist nicht Bestandteil der Software-Nutzung.

 

2.2 Funktionalitäten von SOPHIA

Benutzerverwaltung

  • Erstellen, Ändern, Löschen von Benutzer
  • Zuweisen, Ändern, Löschen verschiedenener Benutzerollen
  • Zuweisen, Ändern, Löschen von Teams

 

Verwaltung von SOPs

  • Erstellen, Verändern, Kopieren, Löschen
  • Strukturieren der SOP’s in Sammlungen
  • Versionierung der SOPs; Vorherige SOPs werden als alte Version gespeichert und können bei Bedarf immer abgerufen und wiederhergestellt werden.

 

Ereignisse

Jede Änderung im SOP Verzeichnis wird erfasst und lässt sich genau zurückverfolgen. So wissen Sie immer genau, wer wann woran gearbeitet hat.
Freigabe / Veröffentlichung von SOPs: SOPs durchlaufen vor der Veröffentlichung an die autorisierten Nutzer einen „Approval“ Prozess. Nach der Bearbeitung / Erstellung einer SOP muss ein dazu autorisierter Nutzer die SOP erst für die Veröffentlichung freigeben.

 

SOP Freigabe

Andere Kliniken können Ihnen SOPs freigeben. Sie können diese SOPs bei Bedarf direkt in Ihr eigenes SOP Verzeichnis kopieren. Umgekehrt können Sie natürlich ebenfalls SOPs für andere Kliniken freigeben.

 

Datenspeicher

SOPHIA beinhaltet einen eigenen Cloud Speicher. Dateien in diesem Speicher können beliebig mit SOPs verknüpft werden (bspw. PDF, Bilder, Word Dokumente etc.)
Nutzung der kostenlosen Apps auf mobilen Endgeräten und Verknüpfung mit der SOPHIA SOP Datenbank; Aktualisierung der Endgeräte. Die Apps sind in den jeweiligen offiziellen App-Stores kostenlos verfügbar (Google Play, iTunes Store).

3. Zugangs­berechtigung

Der Kunde muss bei erstmaliger Nutzung von SOPHIA selbst eine User ID und ein Passwort generieren, die zur weiteren Nutzung von SOPHIA erforderlich sind. Der Kunde ist verpflichtet, User ID und Passwort geheim zu halten und Dritten gegenüber nicht zugänglich zu machen.

4. Daten­sicherung

4.1 Die SOPHIA GmbH & Co.KG sichert die Kundendaten durch ein tägliches Sicherungsverfahren der kompletten Datenbank auf einem geeigneten Sicherungsmedium mit bis zu 30-tägiger Rücksicherungszeit. Außerdem wird durch eine fortlaufende Versionierung und Sicherung der Daten innerhalb der Datenbank des SOPHIA Systems eine maximale Redundanz sichergestellt. Eine Löschung der Kundendaten findet nach Beendigung des Vertrages auf schriftlichen Antrag des Kunden statt.

 

4.2 Vom vertraglichen Leistungsumfang nicht erfasst ist die der Einhaltung von Archivierungspflichten, z.B. handelsrechtlicher oder steuerlicher Art dienende längerfristige Datensicherung, für die Kunde verantwortlich ist, sofern der Kunde nicht mit der SOPHIA GmbH & Co.KG einen gesonderten Vertrag hierüber schließt.

5. Kundenseitige Voraussetzungen für die Leistungserbringung

5.1 Der Zugriff auf SOPHIA erfolgt mittels Telekommunikation. Voraussetzungen für die Nutzung von SOPHIA
Breitband Internetzugang
PC mit Windows 10
Für Apps: aktuelles Android (ab Version 4.4.4 (API20)), iOS (ab 10.3)
Für die Webplattform: jeweils aktuellste Version von Google Chrome
Wichtig: In dieser Liste nicht erfasste Systeme und/oder Software werden möglicherweise von SOPHIA und den SOPHIA Apps unterstützt.

 

5.2 Die Bereitstellung dieser Voraussetzungen sowie der Telekommunikationsdienste einschließlich der Übermittlungsleistungen vom Leistungsübergabepunkt bis zu den vom Kunden eingesetzten Geräten sind nicht Gegenstand dieses Vertrages, sondern obliegen dem Kunden.

 

5.3 Datenfreigabe durch den Kunden

 

Sollte der Kunde die Datenfreigabeoption zum Teilen seiner Daten nutzen, so ist er verpflichtet, nur sinnvolle und nach besten Wissen und Gewissen sorgfältig geprüfte Daten zur Verfügung zu stellen. SOPHIA GmbH & Co.KG übernimmt keine Gewähr oder Haftung für die Qualität der zur Verfügung gestellten Kundendaten.

6. Verfügbarkeit

6.1 Bezug

Die Verfügbarkeit bezieht sich ausschließlich auf die in Ziffer 2 bezeichneten Funktionalitäten von SOPHIA.

 

6.2 Verfügbarkeit

SOPHIA GmbH & Co.KG stellt dem Kunden die in Ziffer 2 bezeichneten Funktionalitäten von SOPHIA während der nachfolgend benannten Systemlaufzeit bereit, jedoch unter Ausschluss der in Ziffer 8 vertraglich vereinbarten Zeiten der geplanten Nichtverfügbarkeit.

 

6.3 Systemlaufzeit

24 Stunden/Tag und 365 Tage/Jahr mit 98% Systemverfügbarkeit.

Die Systemlaufzeit setzt sich zusammen aus den Zeiten der verfügbaren Nutzung und der Nichtverfügbarkeit. Die verfügbare Nutzung umfasst die Zeiten, in denen die Funktionalitäten benutzbar sind:

Zur verfügbaren Nutzung zählen auch die nachfolgend bezeichneten Zeiträume während

Störungen in oder aufgrund des Zustandes der nicht von der SOPHIA GmbH & Co.KG oder seinen Erfüllungsgehilfen bereit zu stellenden Infrastruktur;

Störungen oder sonstigen Ereignissen, die nicht von der SOPHIA GmbH & Co.KG oder einem seiner Erfüllungsgehilfen verursacht sind, zum Beispiel Überschreitung der Schwellenwerte gemäß Ziffer 7.3;
unerheblicher Minderung der Tauglichkeit zum vertragsgemäßen Gebrauch,
Nichtverfügbarkeit liegt vor, wenn im Übrigen die vereinbarten Funktionalitäten nicht benutzbar sind.

7. Geplante Nichtverfügbarkeit

7.1 Geplante Nichtverfügbarkeit

Die SOPHIA GmbH & Co.KG ist außerhalb der geplanten Nichtverfügbarkeit berechtigt, die Software und/oder Hardware-Systeme zu warten, zu pflegen und Datensicherung vorzunehmen. Geplante Nichtverfügbarkeiten außerhalb der genannten Zeiten sind mit dem Kunden in Textform (Email) oder telefonisch zu vereinbaren. Bei wichtigen Gründen wird der Kunde seine Zustimmung nicht unbillig verweigern.

 

7.2 Nutzung in Zeiten der geplanten Nichtverfügbarkeit

Wenn und soweit der Kunde in Zeiten der geplanten Nichtverfügbarkeit SOPHIA nutzen kann, so besteht hierauf kein Rechtsanspruch. Kommt es bei einer Nutzung von SOPHIA in Zeiten der geplanten Nichtverfügbarkeit zu einer Leistungsreduzierung oder -einstellung, so besteht für den Kunden insbesondere kein Anspruch auf Gewährleistung oder Schadensersatz.

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